Po wykonaniu ćwiczenia użytkownik powinien wiedzieć w jaki sposób przygotować do prawidłowej pracy Edytor XML Aktów Prawnych.
Ustawienie opcji edytora:
a) Instytucja przekazująca akty i organy wydające
b) Ustawienia pliku PDF i DOCX
c) Ustawienia logowania
Przed utworzeniem pierwszego aktu prawnego konieczne jest zdefiniowanie, w opcjach programu:
1) listy instytucji przekazujących akty celem ich ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym oraz
2) dodać do niej organy wydające te akty (standardowo Rada Gminy/Miasta/Powiatu oraz Wójt/Burmistrz/Starosta, w przypadku powiatów także Zarząd Powiatu).
Warto też ustalić parametry marginesów i czcionkę dla generowanych plików PDF (przeznaczonych do druku i umieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej).
W tym celu należy z menu głównego wybrać „Opcje programu” lub skorzystać ze skrótu klawiszowego F12.
W zależności od przyjętej procedury, uzgodnionej z organem wydającym Dziennik Urzędowy (ściślej z Redakcją tegoż Dziennika Urzędowego), akty prawne przeznaczone do ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym przekazuje organ wykonawczy[1]) lub organ wydający[2]).
Powszechna praktyka, wynikająca z przepisów prawa, jest następująca:
1) akty prawne są podpisywane przez organ, który wydał akt, przy czym:
- w przypadku zarządzeń organu wykonawczego będzie to odpowiednio wójt/burmistrz/prezydent Miasta/starosta/marszałek województwa;
- w przypadku uchwał organu wykonawczego będzie to odpowiednio zarząd powiatu / zarząd województwa (uwaga: edytor pozwala na to, aby uchwała zarządu została podpisana elektroniczne zarówno jedynie przez przewodniczącego zarządu, jak również przez wszystkich członków zarządu, na zasadzie „wielopodpisu).
2) podpisane akty prawne są następnie przekazywane do wojewody celem ich ogłoszenia w wojewódzkim dzienniku urzędowym, przy czym:
- akty przeznaczone do ogłoszenia w dzienniku urzędowym należy przekazać zarówno w postaci „papierowego oryginału” (wraz z odpowiednia liczbą kopii), jak również w postaci elektronicznej;
- akty przeznaczone do ogłoszenia w dzienniku urzędowym przekazuje się wraz z wnioskiem o ich ogłoszenie (dołącza się do wniosku o ogłoszenie aktu w dzienniku urzędowym);
- wniosek o ogłoszenie aktu w dzienniku urzędowym podpisuje wójt/burmistrz/starosta/ marszałek województwa (lub upoważniona przez niego osoba);
- akty w postaci elektronicznej przekazuje się do wojewody (do Redakcji Dziennika Urzędowego) drogą elektroniczną. Do tego celu służy specjalnie uruchomiony „Moduł Komunikacyjny” dostępny dla wszystkich urzędów i innych podmiotów zobowiązanych do przekazywania aktów.
Sposób przekazywania aktów przy pomocy „Modułu Komunikacyjnego jest następujący:
- przy pomocy indywidualnego loginu i hasła należy zalogować się na stronie „Modułu Komunikacyjnego”;
- następnie należy wybrać formularz „Wniosek o ogłoszenie aktu w dzienniku urzędowym” i go wypełnić;
- do wypełnionego formularza wniosku należy dołączyć pliki aktów prawnych przeznaczonych do ogłoszenia w dzienniku (pliki te powinny być podpisane przez organ wydający akt, a więc odpowiednio przez Przewodniczącego Rady Gminy/Powiatu, Wójta/Burmistrza/Starostę, etc..);
- wypełniony wniosek (wraz z dołączonymi do niego aktami prawnymi) należy następnie podpisać elektronicznie i wysłać do Redakcji Dziennika Urzędowego (jak to zaznaczono wyżej, wniosek ten winien być podpisany przez organ uprawniony do przekazywania aktów do ogłoszenia w dzienniku urzędowym – organem tym jest organ wykonawczy, to jest wójt/burmistrz/starosta/marszałek).
Uwaga:
Więcej informacji nt. korzystania z „Modułu Komunikacyjnego” oraz przekazywania aktów do Redakcji Dziennika w drodze elektronicznej znajduje się na stronie „Modułu Komunikacyjnego”.
Aktualna lista modułów komunikacyjnych znajduje się pod adresem: http://upe.com.pl
[1] Wójt / Burmistrz / Starosta
[2] Przewodniczący Rady Gminy/Miasta/Powiatu.
Dla zapewnienia prawidłowej pracy Edytora, konieczne jest wprowadzenie danych dotyczących „instytucji przekazującej” akty do ogłoszenia w dzienniku urzędowym. Tak więc, konieczne jest wprowadzenie danych dotyczących konkretnego Urzędu – urzędu, w którym jest używany Edytor.
W celu wprowadzenia danych Urzędu, w zakładce „instytucje przekazujące” należy kliknąć przycisk „Dodaj instytucję”.
Zakres wprowadzanych danych instytucji (Urzędzie):
1) nazwa instytucji (należy wprowadzić nazwę naszego Urzędu w mianowniku, zgodnie z brzmieniem wynikającym ze Statutu – np. Urząd Gminy w Staszewie);
2) nazwa instytucji przekazującej w dopełniaczy (jak wyżej, z tym że należy podać nazwę Urzędu w dopełniaczu – np. Urzędu Gminy w Staszewie);
3) NIP (należy podać NIP Urzędu);
4) REGON (należy podać numer REGON Urzędu)
5) E-Mail (oficjalny mail Urzędu).
Jak to zaznaczono na wstępie, w/wym. dane są pobierane przez Edytor podczas uruchamiania aplikacji automatycznie z „Modułu Komunikacyjnego” – w tym celu podczas uruchamiania Edytora należy posiadać aktywne połączenie z Internetem.
W zakładce tej należy zdefiniować wszystkie organy wydające akty normatywne i inne akty prawne. W jednostkach samorządu terytorialnego będą to następujące organy:
1) w odniesieniu do gmin/miast:
a) Rada Gminy/Miasta (jako organ stanowiący i kontrolny)
b) Wójt/Burmistrz/Prezydent Miasta (jako organ wykonawczy)
2) w odniesieniu do powiatów:
a) Rada Powiatu (jako organ stanowiący i kontrolny)
b) Zarząd Powiatu (jako organ wykonawczy kolegialny)
c) Starosta (jako organ wykonawczy jednoosobowy)
3) w odniesieniu do samorządów województw:
d) Sejmik Województwa (jako organ stanowiący i kontrolny)
e) Zarząd Województwa (jako organ wykonawczy kolegialny)
f) Marszałek Województwa (jako organ wykonawczy jednoosobowy)
W zakładce „organy wydające” należy wprowadzić pełne nazwy organów upoważnionych do wydawania aktów prawnych w danej jednostce samorządu terytorialnego (konkretnej gminie, mieście, powiecie…).
Nazwę „organu wydającego akty” należy wprowadzić zarówno w mianowniku, jak i w dopełniaczu – obie te formy są bowiem wykorzystywane przez Edytor i potrzebne dla zapewnienia jego prawidłowej pracy.
W celu dodania „organu wydającego”, w zakładce „organy wydające” wybieramy przycisk „Dodaj organ…”:
W oknie dialogowym podajemy następnie pełną nazwę „organu wydającego akty” zarówno w mianowniku, jak i w dopełniaczu. Przykład:
Rada Gminy w Staszewie – Rady Gminy w Staszewie
Wójt Gminy Staszew – Wójta Gminy Staszew
Uwaga: Nazwy „organów wydających” należy wprowadzić w takim brzmieniu jak to wynika ze Statutu Gminy / Powiatu / Województwa.
Domyślnie, logowanie do aplikacji jest wyłączone[1]). Jeżeli dostęp do aplikacji ma wymagać zalogowania się to w zakładce „Opcje logowania” należy zaznaczyć opcję „Używaj logowania”.
W przypadku włączenia funkcji „Używaj logowania”, logowanie do aplikacji będzie odbywać za pośrednictwem „Modułu komunikacyjnego” systemu e-Dziennik. Oznacza to, że aby korzystać z edytora aktów prawnych, konieczne jest posiadanie przez logującego się użytkownika indywidualnego konta w „Module Komunikacyjnym”.
Informacje na temat tworzenia kont w „Module Komunikacyjnym” znajdziesz w podręczniku dostępnym na stronie modułu komunikacyjnego.
[1] Dotyczy to Edytora Aktów Prawnych XML od wersji 1.0.0.10 RC5. Poprzednie wersje edytora wymagają zalogowania się do aplikacji za pomocą nazwy użytkownika i hasła z modułu komunikacyjnego.
Produktem wynikowym Edytora Aktów Prawnych XML jest dokument XML oraz powstały na jego podstawie dokumenty PDF. Dokument XML zawiera treść aktu prawnego bez żadnych znaczników formatujących. Natomiast dokument PDF jest wizualną postacią pliku XML, powstającą na podstawie definicji formatowania z pliku XSL.
Wpływając na plik XSL można zmieniać wygląd pliku PDF, nie zmieniając przy tym treści z pliku XML.
W zakładce „opcje PDF” można zmieniać niektóre ustawienia wynikowego pliku PDF.
- Czcionka i Rozmiar - Edytor pozwala na zmianę globalnych parametrów dokumentu dotyczących czcionki i jej wielkości. Należy ustawić taki rodzaj oraz wielkość czcionki, jaka była dotąd używana podczas tworzenia aktów prawnych za pomocą tradycyjnego edytora tekstu.
- Wyrównanie - Za pomocą opcji „wyrównanie” można ustawić np. justowanie całego tekstu dokumentu (domyślnie tekst jest wyrównywany do lewej strony).
- Formatowanie nagłówka aktu - „Wielkie litery” – pozwala na ustawienie w nagłówku wielkich liter dla elementów Typ, Numer, Organ wydający. Opcja ta pozwala spełnić wymóg przepisu § 120 ust. 4 w kontekście brzmienia § 141 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie "Zasad techniki prawodawczej" (Dz. U. Nr 100, poz. 908).
- Formatowanie nagłówka aktu - „Stosuj nagłówki jak dla Decyzji” – pozwala na utworzenie nagłówka zawierającego godło państwowe. Należy także ustawić wartość pola „Nazwa miejscowości”. W trybie podglądu i w dokumencie PDF nagłówek zmieniany jest na podobny jak na rysunku poniżej. Należy pamiętać o ustawieniu pola „Status aktu” w okienku „Metryka”. W statusie „projekt” nie jest wyświetlana pełna data aktu oraz numer aktu – w ich miejsce wstawiane są kropki.
- Opcje akapitów – pozwala na ustawienie:
- Interlinia – pozwala na ustawienie wysokości wiersza (w pikselach). Wartość domyślna to 0, zalecana to 1,4;
- Wcięcie dla akapitu – pozwala na ustawienie w procentach, wcięcia dla elementów „akapit” Elementy „akapit” stosowane są w załącznikach i uzasadnieniach. Wartość domyślna to 0, zalecana 0;
- Wcięcia dla elementów – pozwala na ustawienie w procentach, wcięcia dla elementów: preambuła, artykuł, paragraf, ustęp. Wartość domyślna to 0, zalecana 3;
- Załączniki - Pole „Szerokość pola załącznik” wyznacza wielkość procentową bloku tekstowego zawierającego numer i tytuł załącznika.
- W każdym przypadku należy dostosować ten parametr tak, aby tekst ten niepotrzebnie się nie zawijał, jednocześnie aby nie znajdował w się za daleko od prawego marginesu. Domyślna wartość to 30 procent.
- Marginesy – Od wersji 1.0.0.18 Edytora Aktów Prawnych XML, marginesy podawane są w centymetrach. Dotychczasowe wartości należy zmienić na odpowiadające im wartości w centymetrach. Na początek warto ustawić marginesy 1,2 cm.
- Ustawienia tabel – Możliwe jest ustawienie osobnej czcionki dla zawartości tabel. Domyślnie czcionka ma wielkość 10 punktów. Opcja ta pozwala na „zmieszczenie” większych tabel na arkuszu A4. Ustawienie czcionki na 10pt zazwyczaj pozwala na umieszczenie na arkuszu A4 wszystkich kolumn tabel budżetowych.
- Ustawienie stopki – Uwaga zmiana tych opcji nie jest zalecana. Pozwala ona na wyłączenie w podglądzie PDF elementów stopki oraz ustawienie czcionki.
- Ustawienia podpisu – Funkcja dotyczy elementu „podpis”, a ściślej tekstów umieszczanych w przypadku tworzenia podpisu „w zastępstwie” i „z upoważnienia”. Ze względu na różna praktykę w tym zakresie, istnieje możliwość zmiany tych wartości np. z „wz.” na „w.z.”.
- Opcje pliku PDF – Razem z edytorem instalowany jest program Foxit Reader 3.0. który może być używany do podglądu plików PDF (w przypadku gdy nie zainstalowano programu Adobe Acrobat Reader). Opcja wyświetlania plików PDF w tym programie jest domyślnie wyłączona. Od wersji 1.1.0.0 istnieje możliwość utworzenia pliku PDF w następujących standardach.
- PDF – domyślna;
- PDF/A – (archiwalny PDF) – format pliku służący długoterminowej archiwizacji danych elektronicznych. Zainicjowany przez Adobe Systems w PDF Reference Version 1.4, w piątej wersji Adobe Acrobat;
- PDF/X - Celem PDF/X jest ułatwienie wymiany grafiki, i dlatego ma szereg wymagań związanych z drukowaniem, które nie stosują się do standardowych plików PDF. Na przykład w PDF/X-1a wszystkie czcionki powinny być osadzone;
- PDF/SigQA – Dokument nie zawierający treści dynamicznych lub odwołujących się do zasobów zewnętrznych (możliwy jeżeli nie dodano załączników binarnych);
- PDF/SigQB – Dokument zawiera treści dynamiczne ale są one wyłączone w trybie przeglądu (możliwy jeżeli nie dodano załączników binarnych).
Za pomocą elementów dostępnych w tej zakładce, można sterować wyświetlaniem elementów pliku DOCX (Office Open XML, standardowo obsługiwany przez pakiet biurowy Microsoft Office 2007).
Formatowanie aktu
- Liczba kolumn – pozwala ustawić dzielenie tekstu na jedną lub dwie kolumny.
- Odległość pomiędzy kolumnami – pozwala na skonfigurowanie marginesu pomiędzy kolumnami (jeżeli wybrano układ dwu kolumnowy). Wartość jest podawana w milimetrach.
- Czcionka – pozwala na ustawienie podstawowej czcionki dokumentu.
- Rozmiar – pozwala na ustawienie wielkości podstawowej czcionki dokumentu.
Formatowanie nagłówka aktu
Pozwala na sterowanie wyświetlaniem nagłówka aktu prawnego.
Złączony nagłówek
· Pogrubienie – pogrubia tekst z typem, numerem i nazwą organu wydającego.
· Wielkie litery – pozwala ustawić tekst z typem, numerem i nazwą organu wydającego jako „Wszystkie wersaliki”.
· Rozmiar czcionki – pozwala ustawić wielkość czcionki dla tekstu z typem, numerem i nazwą organu wydającego.
· Margines górny – pozwala na ustawienie górnego marginesu dla tekstu złączonego nagłówka.
· Margines dolny - pozwala na ustawienie dolnego marginesu dla tekstu złączonego nagłówka.
· Nazwa organu w nowym wierszu – pozwala na ustawienie łamania wiersza dla elementu z nazwą organu wydającego.
Data aktu
· Pogrubienie – pogrubia tekst z datą aktu prawnego.
· Wielkie litery – pozwala ustawić tekst z datą aktu prawnego jako „Wszystkie wersaliki”.
· Rozmiar czcionki – pozwala ustawić wielkość czcionki dla tekstu z datą aktu prawnego.
· Margines górny – pozwala na ustawienie górnego marginesu dla tekstu z datą aktu prawnego.
· Margines dolny - pozwala na ustawienie dolnego marginesu dla tekstu z datą aktu prawnego.
Tytuł aktu
· Pogrubienie – pogrubia tekst z tytułem aktu prawnego.
· Wielkie litery – pozwala ustawić tekst z tytułem aktu prawnego jako „Wszystkie wersaliki”.
· Rozmiar czcionki – pozwala ustawić wielkość czcionki dla tekstu z tytułem aktu prawnego.
· Margines górny – pozwala na ustawienie górnego marginesu dla tekstu z tytułem aktu prawnego.
· Margines dolny - pozwala na ustawienie dolnego marginesu dla tekstu z tytułem aktu prawnego.
Marginesy
- Lewy – pozwala na ustawienie lewego marginesu dla całego dokumentu.
- Prawy – pozwala na ustawienie prawego marginesu dla całego dokumentu.
- Górny – pozwala na ustawienie górnego marginesu dla całego dokumentu.
- Dolny – pozwala na ustawienie dolnego marginesu dla całego dokumentu.
Ustawienie wszystkich tych opcji jest niezbędne do prawidłowego wyświetlenia dokumentu w formacie DOCX. Zalecane jest otwieranie tego typu dokumentów w programie Microsoft Office Word 2007.
Ćwiczenia
ćwiczenia